01 · Coste por hora abierta
Lo que te cuesta cada hora que la consulta está abierta, esté ocupada o no. Costes fijos del mes divididos entre las horas que abres.
—€/hFaltan datos para este
costes fijos
÷ horas abiertas
Es tu suelo. Cada hora que abres te cuesta — € antes de atender a nadie.Necesito los costes fijos y las horas que abres.
Si este número te ha llamado la atención
Preguntas que solo puedes contestar tú
- ¿Qué franjas abres que casi nunca se llenan?
- ¿Hay una sala o un equipo que se paga todos los días y se usa unos pocos?
- ¿Cuántas horas abriste de verdad este mes, contando las que no llegaste a dar?
Lo que vemos desde el software
La mayoría de programas registran citas, no horas abiertas. Sin ese segundo dato, este número no lo calcula nadie por ti, y por eso casi nunca se mira.
02 · No presentados
El porcentaje de sesiones a las que no acudió nadie. Multiplicado por el coste por hora, es dinero que ya has pagado.
—%Faltan datos para este
no vino nadie
÷ sesiones totales
De cada cien sesiones, — se quedaron vacías. A tu coste por hora, ese hueco costó — € este mes.Necesito el total de sesiones del mes.
Si este número te ha llamado la atención
Preguntas que solo puedes contestar tú
- ¿Cuándo sale tu recordatorio y por qué canal?
- ¿Pides confirmar, o solo avisas?
- ¿Con cuánta antelación se dio la cita que falló?
- ¿Qué pasa con el hueco cuando alguien cancela la víspera?
Lo que vemos desde el software
Avisar y confirmar son dos cosas distintas también técnicamente: un recordatorio sin respuesta no te deja ningún dato. Y rellenar el hueco desde una lista de espera es de lo más sencillo de automatizar, aunque casi nadie lo tenga montado.
03 · Ocupación real
Horas ocupadas sobre horas abiertas. Se mide en horas y no en citas: veinte citas de diez minutos no llenan lo mismo que ocho de una hora.
—%Faltan datos para este
horas ocupadas
÷ horas abiertas
Tienes ocupado el — % del tiempo que abres. Las — horas restantes las pagas igual.Necesito las horas abiertas y las ocupadas.
Si este número te ha llamado la atención
Preguntas que solo puedes contestar tú
- ¿Cuántos huecos sueltos de diez o quince minutos tienes en un día normal?
- ¿Todas tus citas duran lo mismo en la agenda? ¿Y en la realidad?
- ¿Estás abriendo más horas de las que ahora mismo llenas?
Lo que vemos desde el software
Si la agenda usa una duración única para todo, la ocupación que calcula no es la real. Eso es configuración, no falta de pacientes, y se nota en cuanto cada tipo de cita tiene su duración de verdad.
04 · Sesiones por paciente
Cuántas veces vuelve de media cada persona. Comparado con lo que suele necesitar un tratamiento, dice dónde se cae la gente.
—Faltan datos para este
sesiones
÷ pacientes
Cada persona vino — veces de media.Necesito cuántas personas distintas atendiste.
Si este número te ha llamado la atención
Preguntas que solo puedes contestar tú
- ¿En qué sesión se suele caer la gente?
- ¿Sale de la consulta con la siguiente cita ya dada?
- ¿Sabrías decir hoy quién dejó un tratamiento a medias?
Lo que vemos desde el software
Lo de dar la cita al salir es vuestro, no del programa. Lo que sí puede hacer un sistema es avisarte de quién se cayó a mitad, que es un dato que normalmente no se le pide a nadie y que nadie echa de menos hasta que lo ve.
05 · Margen de tu sesión habitual
El precio menos el tiempo que ocupa valorado a tu coste por hora. La facturación total esconde los servicios que dan pérdidas.
—€Faltan datos para este
precio − (tiempo
× coste por hora)
Esa sesión te deja — € sobre tu coste por hora. Repite el cálculo con las demás.Al precio y la duración que has puesto, esa sesión te deja — €. Cada vez que la haces, pierdes dinero aunque la factures.Necesito el precio y la duración de tu sesión más habitual.
Si este número te ha llamado la atención
Preguntas que solo puedes contestar tú
- ¿Cuánto tardas de verdad con esa sesión, contando dejarla escrita?
- ¿Qué tipos de sesión arrastran informes, autorizaciones o llamadas después?
- ¿Cuándo pusiste ese precio?
Lo que vemos desde el software
El tiempo de documentación casi nunca está medido en ningún sitio, así que no entra en ningún cálculo de margen. Es también la parte más automatizable de todas las que hay aquí.
06 · Días hasta tu próximo hueco
Lo que tardarías hoy en dar una cita. Solo dice algo comparado consigo mismo, mes a mes.
—díasFaltan datos para este
hoy → primera
hora libre
Hoy tardarías — días en dar una cita. Apúntalo y míralo el mes que viene.Necesito los días hasta tu primer hueco.
Si este número te ha llamado la atención
Preguntas que solo puedes contestar tú
- ¿Cuánto era este número hace un mes? ¿Y hace tres?
- Si ha subido mucho, ¿quién de los que llaman no puede esperar tanto?
Lo que vemos desde el software
Lo útil aquí no es un panel que haya que acordarse de abrir: es un aviso cuando el número cambia de golpe. Un cuadro de mando que nadie mira no sirve de nada.
